Інформаційні матеріали про страховий фонд документації
Страховий фонд документації України являє собою сукупність масивів конструкторської, технологічної, проектної, нормативної, наукової, історико-культурної та іншої документації, що знаходиться в державній власності, зафіксованої на мікрофільмах та інших компактних носіях інформації і необхідної для забезпечення сталого функціонування економіки держави і збереження її національної, наукової, культурної та історичної спадщини в умовах воєнного часу та надзвичайних ситуацій.
До об’єктів страхового фонду документації відносяться документи на споруди систем життєзабезпечення, транспортних зв’язків, потенційно-небезпечні об’єкти, пам’ятки, історії, архітектури та містобудування. Страховий фонд документації використовується у разі виникнення надзвичайних ситуацій у мирний чи військовий час шляхом відтворення повнорозмірних паперових копій документації і використання їх для ліквідації наслідків цих надзвичайних ситуацій – відбудови, проведення аварійних та відновлювальних робіт, відтворення облікових документів на пам’ятки архітектури, містобудування та історії.
Постачальниками документів є юридичні та фізичні особи, які здійснюють підготовку і постачання документів для формування та ведення страхового фонду документації України.
Формування страхового фонду документації України – комплекс заходів, необхідних для виготовлення документів страхового фонду документації, обліку і закладання їх на зберігання у визначеному законодавством порядку, який дозволяє здійснити їх оперативний пошук.
Ведення страхового фонду документації України – комплекс заходів, які забезпечують відповідність документів страхового фонду документації рівню виробництва, їх довгострокове зберігання, переведення на архівне зберігання або анулювання.
Користувачами документами страхового фонду документації є центральні та місцеві органи виконавчої влади, органи влади Автономної Республіки Крим, органи місцевого самоврядування, постачальники документів, інші юридичні та фізичні особи, які використовують страховий фонд документації України.
Мікрофільм. Документ страхового фонду
Документація, яка зберігається у традиційній формі на паперових носіях, постійно піддається ризику бути утраченою внаслідок природних катастроф, техногенних аварій, пожеж тощо. Актуальною є проблема збереження документації у виді мікрофільму або електронних (комп`ютерних) носіїв. Але комп`ютерні носії не забезпечують довготривалого зберігання інформації і вже через 5-10 років, а за несприятливих умов і через 2-3 роки, можуть з`явитися втрати інформації. Крім того, доступність внесення змін не дозволяє визнавати інформацію, яка зберігається у комп`ютерній формі, юридично достовірною.
Перелічені недоліки не властиві мікрофільму. Мікрофільм забезпечує збереження інформації, яка повністю відповідає оригіналу, протягом гарантійного строку, тобто не менше 75 років.
Важливим стимулом для застосування мікрофільмів є можливість обмеження доступу до інформації. Захищеність мікрофільму від пошкодження значно вища, ніж у машинного носія.
До того ж мікрофільм є компактним документом. Співвідношення габаритно-вагових характеристик мікрофільму, знятому з паперових документів, та самих документів, складає більш ніж 1:150.
Формування страхового фонду документації було і є справою унікальною за складністю і значенням, що далеко виходить за межі технологічного процесу мікрофільмування. Корінна його відмінність від архівів полягає у необхідності постійного внесення змін до документів страхового фонду у процесі експлуатації виробів та об`єктів.
Мікрофільми мають ряд беззаперечних переваг:
Термін зберігання 100-500 років.
Висока компактність запису інформації.
Простота і надійність репрографії.
Економічність технологічних процесів.
Юридична захищеність і адекватність копії оригіналу.
Порівняно прості способи забезпечення конфіденційності інформації.
Сучасні комп`ютерні технології при безумовній перевазі в оперативності використовуються як допоміжні засоби для підвищення ефективності створення і використання СФД, зокрема, в сфері обробки, обліку, пошуку документів СФД і передачі інформації каналами зв`язку.
Законодавчі та нормативно-правові акти, які регулюють сферу страхового фонду документації:
1. Закон України «Про страховий фонд документації України».
2. Закон України «Про мобілізаційну підготовку і мобілізацію».
3. Закон України «Про функціонування паливно-енергетичного комплексу в особливий період».
4. Кодекс України «Про адміністративні правопорушення».
5. Закон України «Про оборонні закупівлі».
6. Закон України «Про культуру».
7. Закон України «Про Перелік документів дозвільного характеру у сфері господарської діяльності».
8. Закон України «Про основні засади державного нагляду (контролю) у сфері господарської діяльності».
Акти Кабінету Міністрів України:
1. Постанова Кабінету Міністрів України від 13.03.2002 №319 «Про затвердження Положення про порядок формування, ведення та використання галузевого страхового фонду документації».
2. Постанова Кабінету Міністрів України від 13.03.2002 №320 «Про затвердження Положення про порядок формування, ведення та використання обласного (регіонального) страхового фонду документації».
3. Постанова Кабінету Міністрів України від 29.03.2002 №434-3 «Про затвердження Положення про порядок формування, ведення та використання страхового фонду документації на продукцію мобілізаційного та оборонного призначення (не для друку).
4. Постанова Кабінету Міністрів України від 01.11.2022 № 1229 «Про затвердження Положення про використання страхового фонду документації».
5. Постанова Кабінету Міністрів України від 19.05.2023 № 500-05 «Про затвердження Положення про використання страхового фонду документації в умовах особливого періоду» (не для друку).
6. Постанова Кабінету Міністрів України від 16.05.2002 №642 «Про затвердження Порядку ведення Державного реєстру документів cтрахового фонду документації».
7. Постанова Кабінету Міністрів України від 10.01.2019. № 9 «Про затвердження критеріїв, за якими оцінюється ступінь ризику від провадження господарської діяльності у сфері створення, формування, ведення і використання страхового фонду документації та визначається періодичність здійснення планових заходів державного нагляду (контролю) Державною архівною службою».
8. Постанова Кабінету Міністрів України від 02.10.2003 №1553 «Про затвердження переліку платних послуг, які можуть надаватися бюджетними установами державної системи страхового фонду документації у сфері створення, формування, ведення і використання страхового фонду документації».
9. Постанова Кабінету Міністрів України від 06.05.2009 № 466 «Про затвердження Положення про технічне прикриття та відбудову найважливіших об’єктів і споруд оборонного значення єдиної транспортної системи України в особливий період» (не для друку).
10. Постанова Кабінету Міністрів України від 21.10.2009 № 1107 «Про затвердження Положення про представництва державних замовників з оборонного замовлення на підприємствах, в установах і організаціях».
11. Постанова Кабінету Міністрів України від 03.03.2021 № 234 «Про затвердження Порядку розроблення, освоєння та випуску нових видів продукції оборонного призначення, а також припинення випуску існуючих видів такої продукції».
12. Постанова Кабінету Міністрів України від 12.05.2021 № 461 «Про затвердження Порядку ведення типового реєстру конструкторської документації на озброєння, військову та спеціальну техніку».
13. Постанова Кабінету Міністрів України від 23.06.2021 № 681 «Деякі питання забезпечення функціонування Єдиної державної електронної системи у сфері будівництва».
14. Постанова Кабінету Міністрів України від 12.05.2023 №488 «Деякі питання проведення технічної інвентаризації».
15. Постанова Кабінету Міністрів України від 21.10.2015 №870 «Про затвердження Положення про Державну архівну службу України».
Акти міністерств, інших центральних органів виконавчої влади:
1. Наказ Мін’юсту від 01.09.2014 № 1444/5 (зареєстровано в Мін’юсті 04.09.2014 за № 1071/25848) «Про затвердження форми та опису галузевої програми створення страхового фонду документації».
2. Наказ Мін’юсту від 26.05.2021 № 1850/5 (зареєстрований у Мін’юсті 26.05.2021 за № 698/36320) « Про затвердження Порядку та правил внесення змін до документів галузевого страхового фонду документації».
3. Наказ Мін’юсту від 26.12.2022 № 5818/5 (зареєстрований в Мін’юсті 27.12.2022 за № 1683/39019)« Про затвердження форми та опису Заявки на забезпечення копіями документів страхового фонду документації України та форми Завдання на виготовлення копій документів страхового фонду документації України».
4. Наказ Мін’юсту від 11.08.2023 № 2896/5 (зареєстрований в Мін’юсті 11.08.2023 за № 1387/40443) « Про затвердження форми та опису Заявки на забезпечення копіями документів страхового фонду документації України в умовах особливого періоду та форми Завдання на виготовлення копій документів страхового фонду документації України в умовах особливого періоду».
5. Наказ Мін’юсту від 17.04.2023 № 1363/5 (зареєстрований в Мін’юсті 17.04.2023 за № 633/39689) « Про затвердження Правил комплектування копій документів страхового фонду документації України».
6. Наказ Мін’юсту від 28.09.2012 №1437/5 (зареєстровано в Мін’юсті 02.10.2012 за №1674/21986) «Про затвердження форм та описів актів закладення технічної та проектної (робочої) документації до страхового фонду документації УкраїниУкраїни».
7. Наказ МНС від 07.11.2002 № 293 (зареєстровано в Мін’юсті 19.03.2003 за №218/7539) «Про затвердження Положення про порядок надання дозволу на виготовлення документів страхового фонду».
8. Наказ МНС від 22.10.2003 №400 (зареєстровано в Мін’юсті 13.11.2003 за №1046/8367) «Про Порядок підтвердження закладення технічної та проектної робочої документації до страхового фонду документації України».
9. Наказ Мін’юсту від 29.01.2021 № 340/5 (зареєстровано в Мін’юсті 29.01.2021 за № 121/35743) «Про затвердження уніфікованої форми акта, складеного за результатами проведення планового (позапланового) заходу державного нагляду (контролю) щодо дотримання суб’єктом господарювання вимог законодавства у сфері формування та ведення страхового фонду документації».
10. Наказ МНС від 06.02.2009 № 88 (зареєстровано в Мін’юсті 24.02.2009 за №174/16190) «Про затвердження Положення про позаштатного (громадського) інспектора з питань формування та ведення страхового фонду документації».
11. Наказ Мін’юсту від 29.11.2013 № 2541/5 (зареєстровано в Мін’юсті 02.12.2013 за № 2047/24579) «Про затвердження Положення про проведення інспекційних перевірок у сфері страхового фонду документації України» (Положення про організацію та порядок проведення заходів контролю за додержанням вимог законодавства у сфері формування та ведення страхового фонду документації України центральними та місцевими органами виконавчої влади, Радою міністрів Автономної Республіки Крим, органами місцевого самоврядування)
12. Наказ Мін’юсту від 21.01.2015 № 80/5 (зареєстровано в Мін’юсті 23.01.2015 за № 78/26523) «Про затвердження Інструкції з оформлення матеріалів про адміністративні правопорушення в державній системі страхового фонду документації».
13. Наказ МНС, Мінфіну та Мінекономіки від 09.11.2004 №157/697/380 (зареєстровано в Мін’юсті 10.03.2005 за №292/10572) «Про затвердження Порядку та умов надання платних послуг бюджетними установами державної системи страхового фонду документації у сфері створення, формування, ведення і використання страхового фонду документації».
14. Наказ МНС від 28.01.2008 №55 (зареєстровано в Мін’юсті 28.03.2008 за №262/14953) «Про затвердження Порядку реєстрації галузевих та обласних (регіональних) страхових фондів документації».
15. Наказ Мін’юсту від 17.10.2022 № 4559/5 (зареєстровано в Мін’юсті 18.10.2022 за № 1267/38603) «Про затвердження Положення про організацію наукової і науково-технічної діяльності Державної архівної служби України у сфері архівної справи та страхового фонду документації».
16. Наказ Мінекономіки від 31.03.2021 № 669 «Про затвердження Правил виконання маркшейдерських робіт під час розробки родовищ рудних та нерудних корисних копалин».
17. Постанова Нацбанку України від 08.11.2004 №533 «Про затвердження Положення про порядок створення Національним банком України та банками, які залучаються до роботи в особливий період, страхового фонду документації».
Методичні розробки з питань ведення регіональних страхових фондів документації:
1. Методичні рекомендації МР-84.2-37552598-014:2014
„Страховий фонд документації. Ведення та використання галузевих та регіональних страхових фондів документації” - https://archives.gov.ua/wp-content/uploads/mr14.pdf
2. Методичні рекомендації зі створення регіонального страхового фонду документації - https://archives.gov.ua/wp-content/uploads/Reg_sfd.doc
Установи страхового фонду документації:
1. Департамент страхового фонду документації України - https://archives.gov.ua/ua/департамент-страхового-фонду-докуме-2/
2. Регіональні центри страхового фонду документації.
Закріплені за Південним регіональним центром страхового фонду документації області (м. Одеса): Одеська, Миколаївська, Херсонська
Контакти: м. Одеса, 65092, Телефон/факс: (048) 724-77-24, Ел.пошта: rcsouth_rc@arch.gov.ua
Основними завданнями регіонального центру страхового фонду документації є:
1) виконання в межах своїх повноважень функцій, пов’язаних із формуванням, веденням страхового фонду документації (далі – СФД) та його використанням з метою забезпечення користувачів копіями документів СФД, необхідних для поставлення на виробництво, експлуатацію та ремонт продукції оборонного, мобілізаційного і господарського призначення, для проведення будівельних (відбудовчих), аварійно-рятувальних та аварійно-відновлювальних робіт під час ліквідації надзвичайних ситуацій у мирний час та в особливий період, а також у сфері збереження об’єктів культурної спадщини та інформації про культурні цінності;
2) виготовлення документів СФД на підставі відповідного дозволу і передача їх на бази зберігання СФД України.
Центр відповідно до покладених на нього завдань, зокрема:
1) бере участь у розробленні галузевих, регіональних (обласних, міських, районних) програм формування СФД;
2) надає місцевим органам виконавчої влади, органам місцевого самоврядування (далі – суб’єкти державної системи СФД) пропозиції до проєктів регіональних (обласних, міських, районних) програм формування СФД;
3) надає методичну та практичну допомогу суб’єктам державної системи СФД з питань формування, ведення та використання СФД;
4) здійснює вхідний контроль та приймання документації, яка надходить від постачальників документів, на відповідність вимогам нормативних документів, а також її реєстрацію;
5) здійснює підготовку документації до мікрофільмування згідно з вимогами нормативних документів та виготовляє копій документів, що мають силу оригіналу за договором;
6) виготовляє документи страхового фонду за індивідуальним замовленням користувачів за договором;
7) виготовляє додаткові копії примірників документів страхового фонду за договором;
8) передає на зберігання документи СФД з дотриманням вимог нормативних документів системи СФД;
9) готує, реєструє запити щодо надання Укрдержархівом актів закладення технічної та проєктної (робочої) документації до СФД України та видає акти постачальникам документів;
10) бере участь у веденні та використанні СФД;
11) забезпечує у межах своєї компетенції додержання авторських прав на інтелектуальну власність, збереження державної та іншої передбаченої законодавством таємниці;
12) надає в установленому законодавством порядку юридичним та фізичним особам платні послуги у сфері створення, формування, ведення та використання СФД.
